Как правильно заверить трудовую книжку

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

 

Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику.

Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.

 

Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом.

На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица.

 

Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.

 

Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

 

На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.

 

Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится. Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

С 01.07.2018 года новый ГОСТ оформления трудовых книжек

С 1 июля 2018 года в России вступает новый ГОСТ, содержащий обновленные требования к оформлению документов. Одно из самых заметных изменений в сравнении со старым стандартом — то, как теперь нужно заверять копии трудовых книжек работников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года — какие требования содержатся в обновленном государственном стандарте.

 

Одно из самых заметных отличий нового ГОСТ от старого — теперь вместо одного варианта заверения копий появляется два, в зависимости от того, для каких целей работнику нужна копия своей трудовой книжки.

 

Копии трудовой книжки могут сниматься для внутреннего использования  в организации либо для предоставления таких копий в другие организации (скажем, работник хочет взять кредит в банке либо оформить какие-то льготы или пособия).

 

Обратите внимание — работник не обязан сообщать, для чего ему нужна копия трудовой книжки и в какую именно стороннюю организацию он будет ее предоставлять! А вот работодатель обязан предоставить такую копию в трехдневный срок после подачи заявления работником.

Копии трудовых книжек для внутреннего использования можно продолжить заверять по старым правилам. Под реквизитом подпись проставляются следующие отметки:

  • пишется слово “Верно”,
  • указывается должность заверившего копию лица,
  • ставится собственноручная подпись этого лица,
  • в скобках дается расшифровка подписи в виде фамилии и инициалов,
  • ставится дата заверения копии.

Помимо этих обязательных данных можно указать на то, что работник в настоящий момент продолжает трудиться в компании.

 

Если копия занимает несколько листов, то каждый из них нумеруется. Номер страницы ставится вверху по ее центру. Расстояние от края листа должно составлять как минимум 1 см.

Консультации(0)

Добавить вопрос или комментарий

Сообщение должно содержать, хотя-бы, 2 символа

 

 

Посещаемость:

Яндекс.Метрика